Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Hectors-Clerx BV, Barenbergseweg 106, 3290 Diest, BTW BE 0726.521.288, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via ROOM verzameld worden. Vragen? Mail naar lies@leadingmoms.be.

2. Welke gegevens verzamelen we

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld).
• Gebruiksgegevens: de taken, planningen en input die je en je gezinsleden in de app registreren.
• Betaalgegevens: verwerkt door Mollie namens ons; wij zien en bewaren zelf geen volledige kaart- of rekeninggegevens.
• Technische gegevens: apparaattype, IP-adres, algemene gebruiksstatistieken.

3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens

• Om de Dienst te leveren en je account te beheren.
• Om abonnementen te verwerken en te factureren.
• Om de app te verbeteren.
• Om je te contacteren over je account of belangrijke wijzigingen.

4. Vertrouwelijkheid van je inhoud

De inhoud van je taken, berichten en planningen binnen ROOM gebruiken we uitsluitend om de Dienst aan jou te leveren. We bekijken deze inhoud zelf niet, behalve wanneer dat noodzakelijk is om technische problemen op te lossen of wanneer je ons daar zelf om vraagt (bijvoorbeeld bij een supportvraag).

5. Rechtsgrond

De verwerking gebeurt op basis van de uitvoering van de overeenkomst (je abonnement), ons gerechtvaardigd belang (productverbetering) en, waar van toepassing, je toestemming (bijvoorbeeld voor marketing-communicatie). Voor de verwerking van gegevens van kinderprofielen is de rechtsgrond de toestemming van de ouder of wettelijke voogd die het kindprofiel aanmaakt, zoals beschreven in de sectie "Kinderen en minderjarigen" hieronder.

6. Delen met derden

We delen gegevens enkel met partijen die ons helpen de Dienst te leveren, met name:

• Mollie (betaalverwerking).
• Lovable Cloud (hosting, database, authenticatie).
• Google (via een beveiligde AI-gateway, voor de AI-functies van Roomie, zoals het herkennen van taken, afspraken en boodschappen uit tekst, spraak of foto's). Gegevens worden hierbij niet gebruikt om Google's eigen AI-modellen te trainen.

We verkopen je gegevens nooit aan derden.

7. Koppeling met Google Agenda

Koppelen met Google Agenda is optioneel en gebeurt enkel wanneer je dat zelf start en autoriseert via Google.

• Welke gegevens: e-mailadres en naam van het Google-account, en afspraken in de agenda's (titel, tijdstip, locatie, beschrijving).
• Waarvoor: ROOM maakt een aparte secundaire agenda 'Room' aan in het Google-account en synchroniseert die in twee richtingen met de gezinsagenda. Toegang tot agenda's is technisch nodig om deze agenda aan te maken. Andere agenda's worden niet gewijzigd; afspraken daaruit worden uitsluitend gelezen om ze in ROOM te tonen als je dat kiest.
• Wie ziet het en vertrouwelijkheid: enkel de gezinsleden binnen hetzelfde huishouden zien de gesynchroniseerde afspraken. Google-gegevens worden niet verkocht, niet gedeeld met derden, niet gebruikt voor advertenties en niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Bewaren en intrekken: gegevens blijven bewaard zolang de koppeling actief is. Ontkoppelen kan via de instellingen in ROOM of via myaccount.google.com/permissions. Bij accountverwijdering worden deze gegevens gewist.

Google Limited Use: het gebruik en de overdracht van gegevens die ROOM van Google API's ontvangt, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

8. Internationale doorgifte

Sommige van onze verwerkers (waaronder onze AI-gateway) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses (modelcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie), om een gelijkwaardig beschermingsniveau te garanderen.

9. Kinderen en minderjarigen

ROOM biedt een apart profiel aan voor kinderen binnen een gezin, met een beperktere, kindvriendelijke toegang (geen toegang tot financiële gegevens of accountinstellingen). Een kindprofiel wordt uitsluitend aangemaakt en beheerd door een ouder of wettelijke voogd binnen het gezinsaccount; kinderen jonger dan 13 jaar registreren zichzelf niet zelfstandig.

Door een kindprofiel aan te maken, bevestigt de ouder of voogd dat hij of zij daartoe gerechtigd is en geeft hij of zij toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind binnen ROOM, zoals beschreven in dit privacybeleid.

We verzamelen van kinderprofielen enkel de gegevens die nodig zijn voor de werking van de Dienst (naam, geboortedatum indien opgegeven, taken, planning, schoolagenda-koppeling indien geactiveerd). We gebruiken deze gegevens niet voor marketingdoeleinden en delen ze niet met derden buiten de hierboven vermelde verwerkers.

Een ouder kan op elk moment een kindprofiel en de bijhorende gegevens laten verwijderen via de instellingen of door contact op te nemen via lies@leadingmoms.be. Na verwijdering bewaren we de gegevens van het kindprofiel nog maximaal 30 dagen, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is (bijvoorbeeld voor boekhoudkundige verplichtingen).

10. Bewaartermijn

We bewaren je gegevens zolang je account actief is, en daarna zo lang als wettelijk vereist is voor boekhoudkundige verplichtingen (doorgaans 7 jaar voor facturatiegegevens).

11. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Neem hiervoor contact op via lies@leadingmoms.be. Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

12. Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.

13. Cookies

We gebruiken functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het werken van de website en de app. Analyse-cookies gebruiken we enkel als je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

14. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina.

15. Wachtlijst vóór de lancering

Laat je je e-mailadres achter op de wachtlijst, dan gebruiken we dat adres uitsluitend om je één keer te mailen wanneer ROOM live is. We bewaren je adres tot de lancering heeft plaatsgevonden en verwijderen de lijst daarna uiterlijk 30 dagen later. Je kunt je op elk moment laten schrappen via lies@leadingmoms.be.